Privacy
Privacyverklaring
Hier lees je hoe Lorenzo Web Solutions persoonsgegevens verwerkt bij het gebruik van de website, de dienstverlening en Slimme Documentenflow.
Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
- Naam: Lorenzo Bombello
- Handelsbenaming: Lorenzo Web Solutions
- Rechtsvorm: Eenmanszaak
- Straat en nummer: Grote Baan 164 bus 1002
- Postcode en gemeente: 9920 Lievegem
- Land: België
- Ondernemingsnummer: 0742.361.487
- BTW-nummer: BE 0742.361.487
- Algemeen contact: via het beveiligde contact- of offerteformulier
- Privacycontact: via de optie Privacy / persoonsgegevens op de contactpagina
Toepassingsbereik
Deze privacyverklaring geldt voor de website van Lorenzo Web Solutions, de bijbehorende offerte-, contact-, intake- en demoformulierflows, de administratieve klantrelatie en de verwerking die Lorenzo Web Solutions voor eigen doeleinden uitvoert in verband met Slimme Documentenflow.
Wanneer Lorenzo Web Solutions via Slimme Documentenflow persoonsgegevens namens een klant verwerkt, is die klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Lorenzo Web Solutions op als verwerker, voor zover de AVG die rollen zo toewijst. Die verwerking wordt aanvullend geregeld in de toepasselijke overeenkomst en, waar vereist, een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.
Gegevenscategorieën
Afhankelijk van de gebruikte functie of dienstverlening kunnen onder meer de volgende categorieën worden verwerkt:
- Identificatiegegevens, zoals naam.
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en optioneel telefoonnummer.
- Bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer en informatie over de onderneming en doelgroep.
- Project- en berichtinhoud, zoals projectbeschrijving, gewenste timing, scope, doelen, inhoud, vormgeving, functies, domein, hosting, onderhoud, SEO en automatiseringsbehoeften.
- Facturatiegegevens, zoals naam of bedrijfsnaam, facturatieadres, e-mailadres, ondernemings- en btw-nummer, factuurnummer, factuurbedragen en betaalstatus.
- Technische metadata bij aanvraag- en systeemverwerking, zoals een gehashte afgeleide van het IP-adres, user-agent, tijdstippen, idempotentiesleutels, aanvraagvingerafdrukken, status- en foutgegevens.
- Voor Slimme Documentenflow: operationele klantdocumenten, documentmetadata, workflowstatussen, gebruikers-/toegangsgegevens en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor de overeengekomen documentflow. De concrete categorieën worden per klant en gebruikssituatie bepaald.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden niet standaard als noodzakelijk onderdeel van de dienstverlening verondersteld. Indien een klant dergelijke gegevens via een specifieke flow laat verwerken, moet daarvoor een passende rechtsgrond, instructie en beveiliging bestaan.
Verwerkingsactiviteiten
| Activiteit | Doel | Gegevenscategorieën | Rechtsgrond | Ontvangers | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|---|
| Contactaanvragen | Vragen over mogelijke dienstverlening beantwoorden en opvolgen. | Naam, optionele bedrijfsnaam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, projectinformatie, toestemmingsbevestiging en technische metadata. | Artikel 6, lid 1, punt b AVG voor precontractueel contact; voor andere algemene zakelijke vragen kan artikel 6, lid 1, punt f AVG gelden. | Lorenzo als zaakvoerder en noodzakelijke technische dienstverleners. | Maximaal 12 maanden na het laatste contact indien geen klantrelatie of project ontstaat. |
| Offerte- en intakeaanvragen | De aanvraag beoordelen, scope en behoeften begrijpen en een offerte voorbereiden en opvolgen. | Contact-, bedrijfs-, facturatie-, project- en technische gegevens. | Artikel 6, lid 1, punt b AVG. | Lorenzo, noodzakelijke technische dienstverleners en, wanneer een btw-nummer wordt gecontroleerd, de VIES-dienst van de Europese Commissie. | Maximaal 12 maanden na het laatste contact indien geen project ontstaat. |
| Klantencommunicatie tijdens de overeenkomst | Communicatie en afspraken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van lopende dienstverlening. | Naam, contactgegevens, inhoud van communicatie, afspraken en projectgerelateerde correspondentie. | Artikel 6, lid 1, punt b AVG. | Lorenzo en noodzakelijke technische dienstverleners. | Relevante klantencommunicatie maximaal 5 jaar na beëindiging van de samenwerking, tenzij een langere wettelijke bewaarplicht geldt. |
| Projectuitvoering voor websites en automatisering | Ontwerpen, ontwikkelen, configureren, testen, opleveren en waar overeengekomen onderhouden. | Contact-, bedrijfs- en projectgegevens die voor de uitvoering nodig zijn. | Artikel 6, lid 1, punt b AVG. | Lorenzo en noodzakelijke technische dienstverleners. | Projectgegevens maximaal 5 jaar na beëindiging van de samenwerking, behoudens langere wettelijke verplichtingen. |
| Slimme Documentenflow — eigen klant- en contractadministratie | Offerte, overeenkomst, implementatie, support, facturatie, toegangsbeheer en operationele opvolging van de SDF-dienstverlening. | Contact-, bedrijfs-, contract-, scope-, gebruikers- en technische gegevens. | Artikel 6, lid 1, punten b en c AVG en, voor noodzakelijke beveiliging, punt f. | Lorenzo en noodzakelijke technische dienstverleners. | Volgens de toepasselijke contractuele en wettelijke bewaartermijnen; operationele klantdata wordt hiervan onderscheiden. |
| Facturatie en boekhouding | Facturen opstellen en wettelijke boekhoudkundige en fiscale administratie voeren. | Naam of bedrijfsnaam, facturatieadres, e-mailadres, ondernemings- en btw-nummer, factuurnummer, bedragen en betaalstatus. | Artikel 6, lid 1, punt c AVG. | Lorenzo, financiële instellingen, bevoegde overheidsdiensten en daadwerkelijk ingeschakelde professionele dienstverleners. | Relevante facturen en boekhoudkundige of fiscale bewijsstukken: 10 jaar overeenkomstig de toepasselijke Belgische bewaarplicht. |
| Beveiliging en technisch beheer | Website, formulieren en technische infrastructuur veilig en betrouwbaar laten functioneren en misbruik of incidenten onderzoeken. | Gehasht IP-afgeleide, user-agent, tijdstippen, idempotentiesleutels, aanvraagvingerafdrukken, status-, fout- en providerreferenties. | Artikel 6, lid 1, punt f AVG. | Lorenzo en noodzakelijke technische dienstverleners. | Technische en beveiligingslogs maximaal 12 maanden wanneer Lorenzo dit beleid kan toepassen, of korter volgens providerretentie. |
| Websiteanalyse na toestemming | Meten van websitegebruik en prestaties via Google Analytics 4, uitsluitend na expliciete analysetoestemming. | Paginaweergaven, sessiegegevens, paginalocatie, paginatitel, verwijzende pagina, taal, schermresolutie, browser-/apparaatgegevens en geschatte geolocatie. | Artikel 6, lid 1, punt a AVG. | Google. | Gebeurtenisgegevens: 2 maanden. Gebruikersgegevens: 14 maanden. |
| Behandeling van privacyverzoeken | Privacyverzoeken ontvangen, registreren, beoordelen, beantwoorden en administratief opvolgen. | Contactgegevens, inhoud van het verzoek en uitsluitend wanneer noodzakelijk gegevens om identiteit vast te stellen. | Artikel 6, lid 1, punt c AVG. | Lorenzo als zaakvoerder. | Maximaal 5 jaar na definitieve afhandeling volgens het interne beleid. |
Het hoofdcontact- en offerteformulier en bepaalde demoformulieren gebruiken dezelfde productie-Edge Function voor aanvraagverwerking. Aanvraaggegevens worden in Supabase opgeslagen en transactionele e-mail wordt server-side via Resend verzonden.
De toestemmingsmodule bewaart lws_cookie_preferences in localStorage. De sleutel site-theme wordt alleen functioneel gebruikt wanneer daarvoor toestemming actief is. Analyse en marketing staan standaard uit totdat de bezoeker daarvoor expliciet toestemming geeft.
Verwerking namens SDF-klanten
Bij Slimme Documentenflow kan Lorenzo Web Solutions persoonsgegevens verwerken op gedocumenteerde instructie van de klant. De klant bepaalt dan het doel en de essentiële middelen van de verwerking en blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de aangeleverde gegevens en instructies.
De concrete verwerking kan, afhankelijk van de ingestelde flow, betrekking hebben op klanten, leveranciers, medewerkers, sollicitanten of andere personen die voorkomen in documenten of gegevens van de klant. De concrete categorieën persoonsgegevens en betrokkenen worden per klant of flow vastgelegd.
Na beëindiging worden operationele klantdata en klantdocumenten behandeld volgens de specifieke overeenkomst en de toepasselijke verwerkersovereenkomst. Wettelijke gegevens die Lorenzo Web Solutions voor eigen verplichtingen moet bewaren, zoals facturatiegegevens, vallen niet automatisch onder dezelfde verwijdertermijn.
Ontvangers, verwerkers en subverwerkers
| Leverancier | Gebruik en betrokken gegevens | Internationale verwerking en waarborgen |
|---|---|---|
| GitHub Pages | Websitehosting. Bij een websitebezoek kunnen technische verbindingsgegevens, zoals IP-adres en browsergegevens, worden verwerkt. | Wereldwijde verwerking, waaronder in de Verenigde Staten, kan plaatsvinden volgens de toepasselijke dienstvoorwaarden. |
| OVHcloud | Domeinregistratie en DNS voor lorenzowebsolutions.be; DNSSEC is actief. OVHcloud host de website niet en wordt niet gebruikt als mailbox- of mailredirectprovider. | Provider- en dienstspecifieke informatie is via de privacycontactroute opvraagbaar. |
| Gmail van Google | Normale zakelijke e-mailcommunicatie, waaronder namen, e-mailadressen en correspondentie. | Google kan gegevens via internationale infrastructuur verwerken overeenkomstig de toepasselijke voorwaarden en transferwaarborgen. |
| Supabase | Backend-, database- en Edge-verwerking, formulierverwerking en, waar van toepassing, opslag en verwerking binnen Slimme Documentenflow. Supabase treedt voor deze gegevens op als verwerker/subverwerker. | De projectregio eu-west-1 wordt gebruikt voor primaire opslag en verwerking. Aanvullende verwerking door Supabase of subprocessors kan buiten de EER plaatsvinden. Het officiële DPA-transferkader bevat EU-modelcontractbepalingen (SCC's). |
| Resend | Server-side verzending van transactionele e-mail. Resend treedt voor de verzonden e-mailgegevens op als verwerker/subverwerker. | Verwerking in de Verenigde Staten en mogelijk andere landen via subprocessors. Het officiële DPA-transferkader vermeldt SCC's en, waar toepasselijk, het EU-VS Data Privacy Framework. |
| Google Analytics | Websiteanalyse met meet-ID G-9G6H1PN3DG, uitsluitend na expliciete analysetoestemming. | Verwerking via internationale infrastructuur, waaronder mogelijk buiten de EER, volgens de toepasselijke SCC's en waar toepasselijk het EU-VS Data Privacy Framework. |
| VIES — Europese Commissie | Officiële controle van een door een zakelijke aanvrager opgegeven btw-nummer. Alleen de noodzakelijke landcode en het genormaliseerde btw-nummer worden verzonden. | Verwerking binnen het officiële Europese VIES-kader. |
Voor verwerkingen waarbij Lorenzo Web Solutions als verwerker optreedt, gelden Supabase en Resend als huidige kern-subverwerkers voor respectievelijk technische gegevensverwerking/opslag en transactionele e-mail, voor zover zij in de concrete klantflow worden gebruikt. Relevante wijzigingen worden overeenkomstig de toepasselijke verwerkersafspraken meegedeeld.
Internationale doorgiften
- Doorgifte buiten de EER kan plaatsvinden afhankelijk van de gebruikte leverancier en diens subprocessors.
- Betrokken landen kunnen onder meer de Verenigde Staten en andere in providerinformatie vermelde landen omvatten.
- Waar vereist worden passende waarborgen gebruikt, waaronder provider-specifieke EU-modelcontractbepalingen (SCC's) en, waar toepasselijk, het EU-VS Data Privacy Framework.
- Meer informatie kan worden opgevraagd via de optie Privacy / persoonsgegevens op de contactpagina.
Beveiliging en datalekken
Lorenzo Web Solutions past passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe zonder absolute veiligheid te garanderen. Deze omvatten waar passend toegangsbeheer, authenticatie en rechtenbeheer, transportbeveiliging, beperkte toegangsrechten, updates en beveiligingspatches, logging en incidentopvolging, back-up- en herstelmaatregelen en periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen.
Wanneer Lorenzo Web Solutions als verwerker kennis krijgt van een vermoedelijke of vastgestelde inbreuk in verband met persoonsgegevens die een klantverwerking raakt, wordt de betrokken klant zonder onredelijke vertraging geïnformeerd en als contractuele standaard uiterlijk binnen 24 uur na kennisname, voor zover de beschikbare informatie dit toelaat. De melding bevat, voor zover op dat moment bekend, de aard van het incident, vermoedelijke gevolgen en genomen of voorgestelde maatregelen.
Rechten van betrokkenen
Betrokkenen kunnen, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, onder meer de volgende rechten uitoefenen:
- inzage;
- correctie;
- verwijdering wanneer een geldige grond bestaat;
- beperking van verwerking;
- bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- gegevensoverdraagbaarheid wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn;
- intrekking van toestemming voor verwerkingen die op toestemming steunen;
- indiening van een klacht bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.
Privacyverzoeken over verwerkingen waarvoor Lorenzo Web Solutions zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen worden ingediend via de optie Privacy / persoonsgegevens op de contactpagina. Voor persoonsgegevens die uitsluitend namens een SDF-klant worden verwerkt, moet een betrokkene zich in beginsel tot die klant als verwerkingsverantwoordelijke wenden; Lorenzo Web Solutions ondersteunt de klant waar de AVG dat vereist.
Klachten
Interne klachten of vragen over privacy kunnen worden ingediend via de optie Privacy / persoonsgegevens op de contactpagina.
Daarnaast kan een klacht worden ingediend via het online klachtenformulier van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring wordt bijgewerkt wanneer verwerkingen, leveranciers, bewaartermijnen, doeleinden, rechtsgronden of relevante technische en organisatorische omstandigheden wijzigen. De datum en versie bovenaan deze pagina maken zichtbaar welke versie geldt.